Il procedimento di mediazione deve essere regolamentato autonomamente da ogni organismo di mediazione. Il regolamento deve contenere le regole di nomina del mediatore (affinché ne sia garantita l'idoneità e l'imparzialità) e garantire la riservatezza del procedimento. Gli atti del procedimento non sono assoggettati a rigide procedure e la mediazione può anche svolgersi per vie telematiche, purché sia previsto e disciplinato dal regolamento.

Si accede alla mediazione con una semplice domanda all’organismo, contenente l’indicazione del mediatore incaricato, delle parti, dell’oggetto della richiesta e delle relative ragioni.

La scelta dell’organismo di mediazione può essere effettuata liberamente e nel caso si presentassero più domande, la mediazione si realizzerà davanti all’organismo presso il quale è stata presentata e comunicata alla controparte la prima domanda.

Una volta avviata la mediazione, il mediatore organizza uno o più incontri finalizzati alla risoluzione amichevole della controversia.

Ogni avvocato, al quale una parte si sia rivolta per esaminare il caso che la riguarda, ha il dovere di informarla, per iscritto e all'atto del conferimento dell'incarico, della possibilità di ricorrere alla mediazione civile e delle agevolazioni fiscali previste. L'avvocato informa l'assistito anche dei casi in cui il procedimento di mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale. Se il professionista non provvede a tali obblighi di informazione, il contratto concluso con l'assistito è annullabile. Tale comunicazione è sottoscritta dall’assistito e deve essere allegata all’atto introduttivo dell'eventuale giudizio.

Il tentativo di mediazione civile ha una durata massima stabilita dalla legge di tre mesi con decorrenza a partire dalla data di deposito della domanda di mediazione (oppure dalla scadenza di quello fissato dal giudice per il deposito della stessa), decorrenza non soggetta a sospensione feriale e non conteggiabile ai fini delle disposizioni sulla ragionevole durata del processo.

Una volta ricevuta la domanda di mediazione, il responsabile dell'organismo designa un mediatore e fissa il primo incontro tra le parti non oltre quindici giorni dal deposito della domanda. In seguito ne dà comunicazione all'altra parte con qualunque mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, l'organismo può nominare uno o più mediatori ausiliari (dove non sia possibile, egli può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali, ai quali spetta un distinto compenso aggiuntivo). Il procedimento si svolge senza formalità presso la sede dell'organismo di mediazione o nel luogo indicato dal regolamento e il mediatore deve adoperarsi affinché le parti raggiungano un accordo amichevole per la soluzione della controversia. Dalla mancata partecipazione senza giustificato motivo al procedimento di mediazione il giudice può desumere argomenti di prova nel successivo giudizio.

La mediazione può avere tre potenziali esiti: positivo (accordo amichevole); negativo con successiva adesione delle parti alla proposta del mediatore; negativo (per mancato accordo amichevole o per mancata adesione alla proposta del mediatore).

Se è raggiunto un accordo amichevole, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell'accordo sottoscritto dalle parti.

Se l'accordo non viene raggiunto, il mediatore può formulare una proposta di conciliazione informandole prima delle possibili conseguenze relative al pagamento delle spese processuali. Egli può comunque formulare la proposta in qualunque momento del procedimento, se le parti gliene fanno concorde richiesta. La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto ed esse, sempre per iscritto ed entro sette giorni, fanno pervenire al mediatore l'accettazione o il rifiuto della proposta (in mancanza di una risposta nel termine, la proposta si considera rifiutata). Se tutte le parti aderiscono alla proposta, il mediatore forma processo verbale che deve essere sottoscritto dalle parti e dal mediatore. L'accordo raggiunto (sia quello amichevole, che quello su proposta del mediatore) può prevedere il pagamento di una somma di denaro per ogni violazione, inosservanza o ritardo degli obblighi stabiliti. Se con l'accordo, sono conclusi contratti o atti previsti di cui all'art. 2643 del codice civile, per la trascrizione dello stesso la sottoscrizione del processo verbale deve essere autenticata da un pubblico ufficiale autorizzato.

Qualora la conciliazione non riesca, il mediatore forma processo verbale con l'indicazione della proposta e delle ragioni del mancato accordo; anche in questo caso, il verbale viene sottoscritto dalle parti e dal mediatore. Nello stesso verbale, il mediatore indica la mancata partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione. Il processo verbale è depositato presso la segreteria dell'organismo ed una copia viene rilasciata alle parti che la richiedono.

L’accordo raggiunto con la collaborazione del mediatore è omologato dal giudice e diventa esecutivo, previo accertamento della regolarità formale. Il verbale omologato costituisce titolo esecutivo per l'espropriazione forzata, per l'esecuzione in forma specifica e per l'iscrizione di ipoteca giudiziale.

Qualora vi sia piena corrispondenza tra il contenuto della proposta formulata dal mediatore e il provvedimento che in seguito definisce il giudizio, è prevista una rilevante eccezione al principio della soccombenza: il giudice esclude la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice che ha rifiutato la proposta e la condanna al rimborso delle spese sostenute dalla parte soccombente (quelle riferibili al periodo successivo alla formulazione della proposta), nonché al pagamento di un'ulteriore somma a favore dello Stato a titolo di sanzione. La disposizione si applica anche alle spese per l'indennità corrisposta al mediatore e per il compenso dovuto agli esperti. Se il provvedimento che definisce il giudizio non corrisponde interamente al contenuto della proposta del mediatore, il giudice può comunque, se ricorrono gravi ed eccezionali ragioni, escludere (indicandone esplicitamente i motivi) la restituzione alla parte vincitrice delle spese sostenute per l'indennità del mediatore e il compenso degli esperti. Salvo diverso accordo, le disposizioni relative alle spese processuali non si applicano ai procedimenti davanti agli arbitri.